Pomimo aktualnej sytuacji w kraju i na świecie związanej z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 należy pamiętać o obowiązku nałożonym na tzw. podmioty zatrudniające przez przepisy ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 2215; dalej jako: „Ustawa”), a mianowicie o obowiązku wdrożenia tzw. pracowniczych planów kapitałowych (dalej jako: „PPK”). Zgodnie z art. 134 Ustawy, Ustawę stosuje się do:

• podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 250 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. – od dnia 1 lipca 2019 r.,
• podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 50 osób zatrudnionych według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r. – od dnia 1 stycznia 2020 r.,
• podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 20 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. – od dnia 1 lipca 2020 r.,
• pozostałych podmiotów zatrudniających – od dnia 1 stycznia 2021 r.

Zasadniczo, Ustawa przewiduje trzy „wyjątki” od powyższej zasady, przy czym mają one stosunkowo „wąski” zakres zastosowania. Art. 134 ust. 4 Ustawy dotyczy bowiem wyłącznie grup kapitałowych, natomiast art. 137 Ustawy dotyczy wyłącznie jednostek sektora finansów publicznych. Ponadto należy zwrócić uwagę na art. 13 Ustawy, gdzie wskazuje się, iż przepisów Ustawy nie stosuje się do:

• mikroprzedsiębiorcy, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2019 r. poz. 1292 i 1495 oraz z 2020 r. poz. 424 i 1086), jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu deklarację, o której mowa w art. 23 ust. 2 Ustawy (deklaracja rezygnacji z dokonywania wpłat do złożona podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej) – za mikroprzedsiębiorcę uważa się przy tym przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki: a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz b) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro;
• podmiotu zatrudniającego będącego osobą fizyczną, który zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby.

Mając na uwadze powyższe, w pierwszej kolejności muszą Państwo ustalić „moment”, od którego będziecie Państwo potencjalnie zobowiązani stosować przepisy Ustawy. Będzie to determinowała przede wszystkim liczba osób zatrudnionych (wg stanu określonego na dzień określony w pkt 1) – 4) powyżej). W tym kontekście wskazać należy, iż Ustawa w tym zakresie wskazuje na dwie istotne definicje tj.:

• podmiot zatrudniający – przez podmiot zatrudniający ustawodawca rozumie:
  1. pracodawcę, o którym mowa w art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w pkt 2) lit. a poniżej,
  2. nakładcę – w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w pkt 2) lit. b poniżej,
  3. rolnicze spółdzielnie produkcyjne lub spółdzielnie kółek rolniczych – w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w pkt 2) lit. c poniżej,
  4. zleceniodawcę – w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w pkt 2) lit. d poniżej,
  5. podmiot, w którym działa rada nadzorcza – w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w pkt 2) lit. e poniżej;
• osoba zatrudniona – przez osobę zatrudnioną ustawodawca rozumie natomiast osobę podlegającą obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z wymienionych niżej tytułów w Rzeczypospolitej Polskiej, w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 266, 321, 568, 695 i 875) będącą:
  1. pracowników, o których mowa w art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040, 1043 i 1495), z wyjątkiem pracowników przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla, o których mowa w art. 11b ustawy z dnia 7 września 2007 r. o funkcjonowaniu górnictwa węgla kamiennego (Dz.U. z 2019 r. poz. 1821), oraz młodocianych w rozumieniu art. 190 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
  2. osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia, o których mowa w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 303 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
  3. członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych, o których mowa w art. 138 i art. 180 ustawy z dnia 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze (Dz.U. z 2020 r. poz. 275, 568, 695 i 875),
  4. osoby fizyczne, które ukończyły 18. rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
  5. członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji,
  6. osoby wskazane w lit. a-d powyżej przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Jeśli w oparciu o powyższe informacje ustalą Państwo, iż podlegacie przepisom Ustawy,  to będziecie musieli Państwo podjąć w szczególności następujące kroki (przedstawiamy je w możliwie syntetyczny sposób):

• zawarcie umowy o zarządzenie PPK (dalej jako: „Umowa – Zarządzanie”) – przedmiotową umowę należy zawrzeć nie później niż 10 dni roboczych przed upływem terminu na zawarcie umowy o prowadzenie PPK (dalej jako: „Umowa – Prowadzenie”), gdzie Umowa o Prowadzenie powinna być zawarta w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po upływie:
  1. 3 miesięcy od dnia:
     1. 1 lipca 2019 r. – w przypadku podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 250 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. tj. w terminie do dnia 10 listopada 2019 r.;
     2. 1 lipca 2020 r. – w przypadku podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 20 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. – tj. w terminie  do dnia 10 listopada 2020 r.,

• 1 stycznia 2021 r. – w przypadku pozostałych podmiotów zatrudniających tj. do dnia 10 maja 2021 r.

1. 9 miesięcy od dnia 1 stycznia 2020 r. – w przypadku podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 50 osób zatrudnionych według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r. tj. w terminie do dnia 10 listopada 2020 r.

• mając na uwadze pkt 1) powyżej Umowa – Zarządzanie powinna być zawarta w terminie do:
  1. 28 września 2019 r. – w przypadku podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 250 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r.
  2. 27 września 2020 r. – w przypadku podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 50 osób zatrudnionych według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.
  3. 27 września 2020 r. – w przypadku podmiotów zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 20 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r.
  4. 23 kwietnia 2021 r. – w przypadku pozostałych podmiotów zatrudniających;
• Umowa – Zarządzanie jest zawierana z instytucją finansową wybraną w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a przypadku gdy taka nie funkcjonuje u danego podmiotu zatrudniającego – z reprezentacją osób zatrudnionych w danym podmiocie zatrudniającym wybraną w trybie przyjętym w danym podmiocie;
• Zawarcie Umowy – Prowadzenie (nie później niż w terminie określonym w pkt 1) powyżej) – w tym kontekście wskazać należy, iż Umowa – Prowadzenie jest zawierana  przez podmiot zatrudniający z instytucją, z którą zawarto Umowę – Zarządzanie,  w imieniu i na rzecz osoby będącej w tym dniu osobą zatrudnioną, chyba że osoba ta przed upływem tego terminu złoży pisemną deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat na PPK (art. 23 ust. 2 Ustawy).

W kontekście powyższego uzupełniająco należy zwrócić uwagę na regulacje zawarte w art. 15 – 17 Ustawy, gdzie wskazuje się, iż:

1. podmiot zatrudniający nie zawiera Umowy – Prowadzenie w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, która najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia ukończyła 70. rok życia;
2. podmiot zatrudniający zawiera Umowy – Prowadzenie w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, która ukończyła 55. rok życia i nie ukończyła 70. roku życia, wyłącznie na jej wniosek, jeżeli w okresie 12 miesięcy poprzedzających pierwszy dzień zatrudnienia, osoba ta była zatrudniona w tym podmiocie zatrudniającym łącznie przez co najmniej 3 miesiące (podmiot zatrudniający jest obowiązany do poinformowania takiej osoby zatrudnionej o możliwości złożenia wniosku);
3. z uwagi na pkt 1 oraz 2 powyżej, zasadniczo obowiązek zawarcia Umowy – Prowadzenie dotyczy osób zatrudnionych pomiędzy 18 a 55 rokiem życia (poza tymi, którzy złożyli deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat);
4. podmiot zatrudniający zawiera Umowy – Prowadzenie w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji, złożonej w formie pisemnej podmiotowi zatrudniającemu, albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu zatrudniającego osobą zatrudnioną (do okresu zatrudnienia wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał osobę zatrudnioną; w przypadku osób wykonujących pracę nakładczą do okresu zatrudnienia wlicza się okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w art. 231 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy);
5. jeżeli podmiot zatrudniający nie dopełni obowiązku zawarcia Umowy – Prowadzenie nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie tego terminu z mocy prawa powstał stosunek prawny wynikający z Umowy – Prowadzenie pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucjami finansowymi, z którymi podmiot zatrudniający zawarł Umowę – Zarządzenie.

Jedynie na marginesie wskazujemy, iż uchybienie obowiązkom wynikającym z Ustawy może skutkować odpowiedzialnością. W tym kontekście należy zwrócić uwagę przede wszystkim na:

• 106 Ustawy – Kto, jako podmiot zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego, nie dopełnia obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w przewidzianym przepisami terminie, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.
• 107 – Kto, jako podmiot zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego: 1) nie dopełnia obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie, 2) nie dopełnia obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie, 3) nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia, 4) nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK – podlega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł.
• 108 – Kto, jako podmiot zatrudniający albo osoba upoważniona do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego lub działająca z inicjatywy tego podmiotu, nakłania osobę zatrudnioną lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

Oczywiście powyżej w możliwie syntetyczny przedstawiliśmy przedmiotowe zagadnienie. Szczegółowe zasady oraz warunki związane z wdrożeniem oraz funkcjonowaniem PPK zostały uregulowane w przepisach Ustawy. W razie dalszych pytań lub wątpliwości, naturalnie jesteśmy do Państwa dyspozycji. W tym celu, serdecznie zapraszamy do kontaktu z adwokatem Maciejem Wypych (maciej.wypych@rpwe.pl), który z pewnością odpowie na wszystkie Państwa pytania.

Maciej Wypych – prawnik, doradca specjalistyczny OWES Debrzno