Mija rok od ogłoszenia pierwszego naboru na biznesplany dotyczące inicjatyw społecznych realizowanych w formie przedsiębiorstw społecznych. Obecnie trwa czwarty. Wobec powyższego postarałem zebrać się najczęściej pojawiające się błędy w trakcie ich opracowywania wzbogacone innymi doświadczeniami własnymi. Zestawienie ma charakter subiektywny i przede wszystkim dotyczy tych kwestii, które się zmaterializowały i stanowiły problem dla aplikujących o wsparcie danego przedsięwzięcia.

1. WIEMY CO CHCEMY ROBIĆ – wyobrażenie, że opisany pomysł na etapie rekrutacji jest pełnym, kompletnym i wyczerpującym przedstawieniem inicjatywy bardzo często nie znajduje odzwierciedlenia na etapie analizy samego przedsięwzięcia. Jak to zwykle bywa „diabeł tkwi w szczegółach”. Zadając kilka „niewygodnych” pytań obnaża jednak mocne niedopracowanie pomysłu, w szczególności na poziomie celowości, co w dalszej części skutkuje wieloma niespójnościami na poziomie samego biznesplanu, a w praktyce powoduje, że samo wypełnianie dokumentacji jest swego rodzaju drogą przez mękę. Na tym etapie warto ustalić co chcemy zrobić, co osiągnąć, zdefiniować akceptowalny stan przyszły (kryteria sukcesu) oraz co moim zdaniem najważniejsze określić wartości w świetle których chcemy wypełniać misję społeczną, a która jest w sferze planowanej działalności jest spójna z oczekiwaniami rynku. Zdaję sobie sprawę, że może to brzmieć trochę enigmatycznie, ale takie sformułowanie myśli warunkuje różnorodność inicjatyw, które do nas trafiają. Innymi słowy pomysł biznesowy musi korespondować z oczekiwaniami klientów, do których oferta będzie kierowana, a jednocześnie uwzględniać cele społeczne do realizacji których dany podmiot został powołany.

Przykład: Organizacja zajmuje się zrównoważonym rozwojem, ale biznesplan dotyczy uruchomienia przedszkola. W związku z tym organizacja planuje realizować program edukacyjny dla swoich podopiecznych z zakresu ochrony środowiska. W przedszkolu znajdują się kosze na śmieci umożliwiające ich selektywną zbiórkę. Planowane jest wdrożenie idei zielonego biura, np.: wykorzystywanie papieru ekologicznego.

2. PRZEKONANIE O TYM, ŻE INNI WIEDZĄ CO CHCEMY ROBIĆ – chyba najpopularniejszy błąd prowadzący do tego, że oferta jest przedstawiana lakonicznie i zdawkowo, bez podstawowego uzasadnienia. Podejście to powinno być zgoła odmienne, bazujące na przekonaniu, że to „MY” jesteśmy ekspertami w danej dziedzinie i nikt nie wie więcej od nas. Bardziej dosadnym stwierdzeniem jest to, że nie ma rzeczy oczywistych, czyli jeżeli coś nie zostanie napisane, to skutkuje tym jakby tego nie było. Uwolnienie się od tego przekonania pozwala zgłębić pomysł, wnikliwie go przeanalizować, zrewidować założenia, ale przede wszystkim napisać wszystko to co kluczowe. Czasami, a nawet bardzo często, pojawia się refleksja, że część wniosku dotyczy oczywistości i jest to zmarnowany czas. Jednakże w oczach oceniających piszący budują obraz grupy/organizacji mającej pełną świadomość o tym co chcą robić, a w konsekwencji, że aplikujący są odpowiedzialni, świadomi, a sam pomysł na działalność przemyślany, kompletny i co bardzo istotne rokujący.

Przykład: Wskazanie samochodu osobowego jako jednego z zakupów w ramach inwestycji, jednakże na żadnym innym etapie brak informacji o kosztach eksploatacyjnych (np.: paliwo), kosztach rejestracji (np.: tablice rejestracyjne), innych kosztach (np.: ubezpieczenie). Jest to oczywiste, ale brak ujęcia powyższych w analizie finansowej zaburza wynik zwłaszcza na poziomie próby ustalenia progu rentowności danej inicjatywy.

3. MAMY SPORO CZASU – bardzo często dotyczy osób, które nie miały okazji opracowywać wcześniej podobnej dokumentacji. W praktyce osoby, które miały okazję doświadczyć czegoś podobnego, tudzież nawet cyklicznie się zajmujące np.: pisaniem wniosków, poświęcają na opracowanie BP około 30-40 godzin względnie systematycznej pracy, wykonywanej ciągiem, bez konieczności przerywania tego procesu licznymi telefonami, spotkaniami lub trywializując troszkę bywaniem na portalach społecznościowych. Trudno pisze się BP z doskoku.

Tym samym zazwyczaj na końcu brakuje czasu na rzetelne opracowanie pomysłu w każdym możliwym wymiarze. Przekłada się to na brak spójności i dla oceniających jest bardzo proste do wychwycenia, a ostatecznie może rzutować na ocenę i czasami ten jeden punkt może decydować o sukcesie.

4. CO PISAĆ? – przede wszystkim prawdę, w możliwie pełny sposób zweryfikowaną lub możliwą do weryfikacji. Wydawałoby się, że to truizm, ale kolejne zdania podają tę tezę w wątpliwość. Pokuszę się o wyodrębnienie dwóch, moim zdaniem, dominujących grup. Jedna grupa obawia się pisać, że jest dobrze, że rokowania są wyśmienite, że przedsięwzięcia na pewno się obroni i będzie dalej funkcjonować i rozwijać. Argumentacja ogniskuje się wokół przekonania, że skoro jest lub może być tak dobrze, to pomysł nie potrzebuje wsparcia lub pomysłodawcy mogą pokusić się o sfinansowanie go z innych źródeł, w szczególności o charakterze zwrotnym. Druga grupa deprecjonuje możliwość wystąpienia trudności, wystąpienia i zmaterializowania się różnego rodzaju ryzyka. Bardzo często zbyt optymistycznie podchodząc do pomysłu poprzez niedopracowanie polityki cenowej, przeszacowania danych zaprezentowanych w prognozie sprzedaży czy zaprezentowania możliwości wytwórczych (dotyczy także świadczenia usług różnego typu). Obie grupy mają swoje racje, ale w moim przekonaniu zgłaszane obawy nie znajdują uzasadnienia w rzeczywistości i skutkują częściej większymi problemami, aniżeli wierne oddanie stanu faktycznego. Niemniej obiektywnie rzecz ujmując druga grupa tzw. optymistów, jest z perspektywy oceniających dużo bardziej niebezpieczna na poziomie utrzymania przedsięwzięcia, jego trwałości.

Natenczas tyle. Jest jeszcze kilka, ale o nich wkrótce w kolejnej odsłonie zestawienia.

 

Adrian Ignasiak – doradca biznesowy OWES Debrzno