Na Zarządach Podmiotów Ekonomii Społecznej – Spółdzielniach Socjalnych, Fundacjach i Stowarzyszeniach niezależnie czy prowadzą działalność gospodarczą czy odpłatną działalność pożytku publicznego ciążą pewne obowiązki, za które odpowiada Zarząd PES. Są to m. innymi :

• Coroczne sprawozdanie finansowe
• Fundacje: coroczne sprawozdanie z działalności merytoryczne do Ministerstwa
• Coroczna deklaracja podatkowa CIT
• Posiedzenia organów organizacji
• Sprawozdanie zarządu z działań organizacji
• Sprawozdanie do GUS
• Księgowe i finansowe zamknięcie roku (obrotowego)
• Inwentaryzacja
• Obowiązek RODO

 

Obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników – formalności

Zarząd Spółdzielni Socjalnej jako przedsiębiorca ma również obowiązki wobec pracownika. Przepisy, które obowiązują pracodawcę wynikają głównie z Kodeksu Pracy, Kodeksu Cywilnego, Ustawy o Systemie Ubezpieczeń Społecznych oraz Ustawy o Podatku Dochodowym od Osób Fizycznych. Kodeks Pracy opisuje zagadnienia związane z czasem pracy, wynagrodzeniem i urlopami. Reguluje on także w podstawowym zakresie kwestie dotyczące ochrony zdrowia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy.

1/ Szkolenia BHP

W przypadku nawiązania stosunku pracy, każdy przyszły pracownik przed dopuszczeniem do pracy musi odbyć wstępne (i opcjonalnie stanowiskowe) szkolenie z zakresu BHP. Przedsiębiorcy, którzy to lekceważą, narażają się na bardzo poważne konsekwencje. Zarząd czyli Prezes Zarządu może zostać ukarany finansowo za to, że nie skierował swoich pracowników na odpowiednie szkolenia BHP w wyznaczonym terminie – czyli po prostu złamał Kodeks Pracy. Dotyczy to zarówno szkoleń wstępnych, jak i okresowych.

2/  Badania lekarskie

Zgodnie z postanowieniami Kodeksu Pracy Zarząd Spółdzielni Socjalnej  nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy. Badania lekarskie przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę i na jego koszt.

3/ Zgłoszenie pracownika do ZUS

Obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników wiążą się ze zgłoszeniem tego faktu do ZUS. Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnioną osobę do ZUS w terminie do siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, tj. od dnia nawiązania stosunku pracy.

4/ Naliczenie i odprowadzanie podatku dochodowego

Pracodawca ma obowiązek ewidencjonować i rozliczać wynagrodzenia. Jego obowiązkiem jest również comiesięczne naliczanie i odprowadzanie podatku od dochodów pracowników. Dotyczy to zarówno pracowników przyjętych w oparciu o stosunek pracy, jak i tych, z którymi zawarta została umowa cywilnoprawna.

5/ Naliczanie składek ZUS

Zarząd Spółdzielni musi również dokonać rozliczenia pracownika i siebie z tytułu ZUS. W tym przypadku termin na złożenie comiesięcznej deklaracji ZUS DRA wraz z raportami imiennymi za pracowników to 15 dzień następnego miesiąca. Opłata i deklaracja składane są co miesiąc. UWAGA!! Nie można, tak jak w przypadku rozliczeń z urzędem skarbowym, dokonać samych opłat bez złożenia formularza rozliczeń.

6/ Terminy wypłat

Zarząd Spółdzielni ustala terminy wypłat w regulaminie pracy z osobami zatrudnionymi na umowę o pracę lub umowę zlecenie. Jeżeli umowa zakłada zatrudnienie powyżej 1 miesiąca to wypłata wynagrodzenia musi być przynajmniej raz w miesiącu !

Przypomnijmy, że dla umów zlecenia (art. 734 Kodeksu cywilnego) oraz umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego) – z pewnymi wyjątkami wynikającymi z art. 1 i 8d stawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – w 2018 r. obowiązuje minimalna stawka godzinowa wynosząca 13,70 zł.

 

Tadeusz Podymiak – doradca kluczowy OWES Debrzno