Zgodnie z art. 222 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. Nr 24, poz. 141, ze zm.; dalej jako: „Kodeks Pracy”), pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków umożliwiających rejestrację obrazu tj. monitoring wizyjny. Jednocześnie jednak w Kodeksie Pracy wskazuje się szereg innych wymogów dotyczących zasad stosowania monitoringu. Między innymi może to nastąpić wyłącznie, jeżeli stosowanie tego typu środków jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Co jednak wydaje się istotniejsze, monitoring nie może obejmować niektórych pomieszczeń zlokalizowanych na terenie zakładu pracy. Bezwzględnie zakazane jest obejmowanie monitoringiem pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. W przypadku pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni jest natomiast dopuszczalne, o ile nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracowników, a jednocześnie jest konieczne dla realizacji celów, o których mowa powyżej. Ponadto monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Co również warte podkreślenia, nagrania obrazu pracodawca może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i może je przechować przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Jeśli jednak nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony powyżej ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie przedmiotowych okresów, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.
Jednocześnie przypominamy, iż pracodawca musi zadbać o właściwe „wprowadzenie” monitoringu. W tym celu pracodawca:
- określa cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy;
- informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem;
- przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu informacje, o których mowa w pkt 1) powyżej;
- oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
Ponadto, o czym niejednokrotnie się zapomina, pracodawca w przypadku wprowadzenie monitoringu nie jest zwolniony z obowiązków określonych w art. 12 i 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) tj. realizacji tzw. obowiązku informacyjnego. Szerzej na ten temat w jednym z poprzednich artykułów pn. Niuanse RODO cz. 3.
Oczywiście powyżej w możliwie syntetyczny przedstawiliśmy przedmiotowe zagadnienie. W razie dalszych pytań lub wątpliwości, naturalnie jesteśmy do Państwa dyspozycji. W tym celu serdecznie zapraszamy do kontaktu z adwokatem Maciejem Wypych (maciej.wypych@rpwe.pl), który z pewnością odpowie na wszystkie pytania.
Maciej Wypych – adwokat / doradca specjalistyczny OWES Debrzno